第一章 总则

第一条 为规范东营市慈善总会（以下简称“本会”）档案管理工作，提高档案利用效益和管理水平，制定本办法。

第二条 归档的文件材料按年度分类。在工作中形成的登记、变更登记、接受捐赠、开展慈善项目、管理和使用资金等活动中形成的具有保存价值的各种形式和载体的原始记录材料，分别立卷归档。

第二章 档案管理原则

第三条 本会业务档案管理应遵循以下原则：

（一）完整性原则。档案内容应全面反映慈善工作（项目）全过程，确保重要信息无遗漏；

（二）准确性原则。档案内容应真实、准确，客观反映实际情况；

（三）规范性原则。档案整理应符合国家及行业标准规范；

（四）及时性原则。档案材料应随办随归，确保时效性；

（五）安全性原则。采取有效措施保障档案实体和信息安全；

（六）保密性原则。对涉及个人隐私和敏感信息的档案应严格保密。

第三章 档案的收集管理

第四条 坚持部室收集、管理文件材料制度。

第五条 各部室根据业务范围及当年工作任务，做好工作材料平时归卷工作。

第六条 公文承办部室或承办人员应及时将办理完毕的文件材料收集齐全，加以整理，送交本部室归卷。遇工作变动应及时交接。

第四章 档案的分类与整理

第七条 慈善档案主要分为以下类别：

（一）文书档案：登记证书、会议记录、工作总结、工作计划、行政公文、制度章程等；

（二）人事档案：员工简历、聘用合同、考核记录、培训材料等；

（三）会计档案：财务报表、财务报告、审计报告、账簿、凭证等；

（四）项目档案：项目立项审批资料、合作协议（捐赠协议）、实施方案、结项评估报告（审计报告）等；

（五）募捐档案：募捐方案、捐赠协议、捐赠人信息等；

（六）声像档案：媒体报道视频、慈善活动录像、照片、录音等；

（七）实物档案：证书、奖牌、赠品、纪念品等；

（八）专项档案：长期捐赠者档案、重大活动档案等。

第八条 各类档案整理应符合下列标准：

（一）文书档案：《归档文件整理规则》（DA/T 22）、《文书档案案卷格式》（GB/T 9705）；

（二）人事档案：《企业职工档案管理工作规定》（劳力字〔1992〕33号）、《干部人事档案工作条例》（2018年）；

（三）会计档案：《会计档案管理办法》（财政部国家档案局令第79号）、《电子会计档案管理规范》（DA/T 94）；

（四）项目档案：《慈善组织项目管理规范》（T /ZCL 002-2020）；

（五）募捐档案：《慈善组织公开募捐管理办法》相关规定；

（六）声像档案：《照片档案管理规范》（GB/T 11821）、《录音录像档案管理规范》（DA/T 78）；

（七）实物档案：《实物档案管理办法》相关规定；

（八）专项档案：参照相关类别档案管理标准执行。

第五章 归档与保管

第九条 明确各类档案的整理方法、归档范围和保管期限。

第十条 归档文件应为原件，电子文件应符合国家电子档案管理要求。

第十一条 档案保管应符合下列要求：

（一）确保档案存储环境安全；

（二）做好防火、防盗、防潮、防尘、防高温等工作；

（三）电子档案应定期备份。

第六章 档案利用的销毁

第十二条 综合部编制检索工具，方便档案利用；

第十三条 档案利用应遵守国家保密规定，不得泄露应保密内容，不得涂改、损毁档案；

第十四条 立卷的文件、资料如外借，须办理登记手续；

第十五条 借阅期限不得超过两个星期，到期归还；如需再借，应办理续借手续；

第十六条 外单位借阅档案，应持有单位介绍信或公函，经秘书长批准后方可借阅。

第十七条 到期档案应按照规定程序销毁，建立销毁清册并由秘书长签字确认。

第七章 附则

第十八条 本办法解释权属东营市慈善总会理事会。

第十九条 本办法经本会三届五次理事会审议通过，自2025年6月6日起施行。